Ekonomická agenda a zpracování účetních dokladů
(dodavatel – smluvní obchodní partner)
Účel zpracování osobních údajů:
- Evidence obchodních smluv.
- Přijetí a zpracování faktur od dodavatelů.
- Zpracování ostatních daňových dokladů a bankovních výpisů, včetně evidence obchodních smluv a souvisejících dokumentů.
- Daňová a účetní evidence.
Subjekty údajů nebo kategorie subjektů údajů:
Dodavatelé – podnikatelské subjekty, které poskytují zboží nebo službu, jakož i jejich statutární zástupci, pověřené osoby nebo zaměstnanci jednající jejich jménem při plnění smluvních a účetních povinností.
Kategorie osobních údajů:
Běžné osobní údaje.
Seznam osobních údajů:
- Evidence obchodních smluv: název organizace (dodavatele), titul, jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní kontakt, podpis.
- Fakturace (přijetí a zpracování faktur): obchodní jméno nebo název zdanitelné osoby, adresa sídla, místa podnikání nebo provozovny, IČO, DIČ/IČ DPH, titul, jméno, příjmení, telefonní kontakt, e-mailová adresa, číslo bankovního účtu, podpis.
- Daňové doklady a bankovní výpisy: stejný rozsah jako při fakturaci, včetně údajů uvedených na daňových dokladech, účtenkách, bankovních výpisech nebo jiných dokladech souvisejících s účetní agendou.
- Daňová a účetní evidence: všechny výše uvedené údaje v rozsahu, v jakém jsou uvedeny v účetních a daňových dokladech vedených podle zákona o účetnictví.
Právní základ zpracování osobních údajů:
Zákonnost zpracování osobních údajů
- Čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) – plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů.
- Čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) – podle zvláštního předpisu nebo mezinárodní smlouvy, kterou je Slovenská republika vázána (zákonná povinnost Správce).
Zákonná povinnost zpracování osobních údajů
- Zákon č. 431/2002 Z. z. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 513/1991 Zb. Obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů
- Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z příjmů.
Příjemci nebo kategorie příjemců, kterým budou osobní údaje poskytnuty:
Zpracovatel podle čl. 28 GDPR:
- RJ Pro s.r.o., Koperníkova 3804/27, 821 04 Bratislava – Ružinov, IČO: 47 549 114 – poskytovatel účetních služeb.
Jiný oprávněný subjekt na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR):
Osobní údaje mohou být zpřístupněny také orgánům veřejné moci, které jsou oprávněny je zpracovávat na základě zvláštních právních předpisů, a to zejména: Finanční správa Slovenské republiky (např. Daňový úřad), Celní úřad, Slovenská obchodní inspekce (SOI), orgány činné v trestním řízení, soudy.
Předávání do třetích zemí:
Osobní údaje nejsou poskytovány do třetích zemí.
Předávání mezinárodním organizacím:
Osobní údaje nejsou poskytovány mezinárodním organizacím.
Zveřejňování osobních údajů:
Správce osobní údaje nezveřejňuje.
Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR):
Správce nezpracovává osobní údaje na základě oprávněného zájmu.
Doba uchovávání osobních údajů / kritérium pro její určení:
Údaje jsou uchovávány minimálně 10 let po roce, kterého se týkají, v souladu se zákony o účetnictví a daních. Následně budou zlikvidovány podle zákona č. 395/2002 Z. z. o archivech a registraturách.
Poučení o formě žádosti o poskytnutí osobních údajů od subjektů údajů:
Poskytování osobních údajů je smluvním i zákonným požadavkem. Subjekt údajů je povinen osobní údaje poskytnout. V případě neposkytnutí těchto údajů není možné uzavření smluvního vztahu ani následné plnění ze smlouvy. Není rovněž možné zajistit řádné plnění povinností Správce, které mu vyplývají z příslušných obecně závazných právních předpisů.
Zdroj osobních údajů:
Osobní údaje jsou získávány přímo od subjektu údajů nebo od osoby jednající jménem dodavatele (např. při uzavírání smlouvy, zpracování účetních dokladů nebo v rámci obchodní komunikace).
Informace o existenci automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování:
Správce prohlašuje, že na základě získaných osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování včetně profilování.