Ekonomická agenda a zpracování účetních dokladů
(odběratel – spotřebitel)
Účel zpracování osobních údajů:
- Vystavení a zpracování faktur za zakoupené zboží nebo služby.
- Zpracování ostatních daňových dokladů a bankovních výpisů (např. objednávky, doklady o přijetí platby, dobropisy, zálohové faktury, potvrzení o doručení).
- Přijetí, zpracování a evidence plateb za objednané zboží/služby.
- Elektronické doručování faktur na e-mail zákazníka.
- Evidence objednávek a jejich vyřízení.
- Daňová a účetní evidence v souladu s příslušnými zákony.
Subjekty údajů nebo kategorie subjektů údajů:
Zákazník (spotřebitel) – fyzická osoba, která uskutečnila objednávku, je příjemcem zboží nebo služby,
realizuje nebo uskutečnila platbu.
Kategorie osobních údajů:
Běžné osobní údaje.
Seznam nebo rozsah osobních údajů:
- Základní identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, titul, fakturační adresa (bydliště), dodací adresa (pokud se liší od fakturační), e-mailová adresa, telefonní číslo.
- Údaje o platbě (pouze pokud jsou potřebné): číslo bankovního účtu, částka, datum, čas platby, variabilní symbol, způsob platby (bankovní převod, platba při převzetí dobírky – hotově/platební kartou, dárkový poukaz).
- Údaje v účetních dokladech: číslo faktury, popis a množství zboží/služeb, splatnost, obsah objednávky.
Právní základ zpracování osobních údajů:
Zákonnost zpracování osobních údajů:
Čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů (objednávka, platba, doručení, fakturace).
Čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR – podle zvláštního právního předpisu nebo mezinárodní smlouvy, kterou je Slovenská republika vázána (zákonná povinnost Správce).
Zákonná povinnost zpracování osobních údajů:
- Zákon č. 431/2002 Z. z. o účetnictví ve znění pozdějších předpisů.
- Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů.
- Zákon č. 513/1991 Zb. obchodní zákoník ve znění pozdějších předpisů.
- Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z příjmů.
Příjemci nebo kategorie příjemců, kterým budou osobní údaje poskytnuty:
Zpracovatelé podle čl. 28 GDPR
- AMETICA s. r. o., Sídlo: Horná 328/36, 972 11 Lazany, IČO: 51 794 691, Úloha: technický servis webu, správa e-shopu a VPS (server management).
- RJ Pro s.r.o., Sídlo: Koperníkova 3804/27, 821 04 Bratislava – Ružinov, IČO: 47 549 114, Úloha: poskytovatel účetních služeb.
- SuperFaktúra, s.r.o., Sídlo: Fraňa Kráľa 986/35, 811 05 Bratislava, IČO: 46 655 034, Úloha: fakturační systém propojený s e-shopem a bankou, vystavování a zasílání faktur.
- Váš Hosting s.r.o., Sídlo: Zbožská 1385/40, 288 02 Nymburk, Česká republika, IČO: 24 742 252. Úloha: poskytovatel e-mailové platformy – odesílání e-mailů zákazníkům (potvrzení objednávek, faktury, komunikace).
Příjemci podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR (zákonná povinnost)
Fio banka, a. s., pobočka zahraniční banky: Sídlo: Dunajská 1, 811 08 Bratislava – městská část Staré Mesto, IČO: 36 869 376, Úloha: zpracování plateb bankovním převodem (na základě vystavených faktur).
Jiný oprávněný subjekt na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR):
Osobní údaje mohou být zpřístupněny i orgánům veřejné moci a jiným oprávněným subjektům, které jsou oprávněny je zpracovávat na základě zvláštních právních předpisů, a to zejména Finanční správě Slovenské republiky (např. Daňový úřad), Celnímu úřadu, Slovenské obchodní inspekci (SOI), orgánům činným v trestním řízení, soudům, Nejvyššímu kontrolnímu úřadu Slovenské republiky, správcům místních daní a poplatků (obce a města), jakož i auditorovi nebo daňovému poradci, pokud zpracovávají osobní údaje v rozsahu stanoveném příslušnými právními předpisy.
Předávání do třetích zemí:
Osobní údaje nejsou poskytovány do třetích zemí.
Předávání mezinárodním organizacím:
Osobní údaje nejsou poskytovány mezinárodním organizacím.
Zveřejňování osobních údajů:
Správce osobní údaje nezveřejňuje.
Oprávněný zájem správce (podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR):
Správce zpracování osobních údajů na základě oprávněných zájmů neprovádí.
Doba uchovávání osobních údajů / kritérium pro její určení:
Osobní údaje budou uchovávány po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, nejméně po dobu 10 let následujících po účetním období, kterého se týkají, v souladu se zákonem č. 431/2002 Z. z. o účetnictví a zákonem č. 222/2004 Z. z. o dani z přidané hodnoty ve znění pozdějších předpisů.
Po uplynutí této doby budou účetní a daňové dokumenty a související osobní údaje zlikvidovány nebo anonymizovány v souladu se zákonem č. 395/2002 Z. z. o archivech a registraturách, jakož i podle interního spisového řádu správce.
Poučení o formě žádosti o poskytnutí osobních údajů od subjektů údajů:
Poskytnutí osobních údajů je nezbytnou podmínkou pro uzavření a plnění smluvního vztahu se spotřebitelem, jakož i pro splnění zákonných povinností Správce vyplývajících z účetních a daňových předpisů. Neposkytnutí požadovaných údajů znemožní uzavření smlouvy, vyřízení objednávky a řádné plnění zákonných povinností Správce.
Zdroj osobních údajů:
Osobní údaje jsou získávány zejména přímo od zákazníka (spotřebitele) při objednávce, platbě nebo komunikaci. Některé údaje mohou být poskytnuty i platební bránou, bankou nebo dopravcem. V účetní evidenci mohou být údaje získány z bankovních výpisů a daňových dokladů v souladu s platnou legislativou.
Informace o existenci automatizovaného individuálního rozhodování včetně profilování:
Správce prohlašuje, že na základě získaných osobních údajů nedochází k automatizovanému individuálnímu rozhodování včetně profilování.